档案管理提升培训
【课程前言】
企业要发展必须注重公司档案的管理，这是一项基础重要工作，加强担保公司业务档案管理，确保公司资料的完整性，促进业务经营的合法性和公司担保资产的安全性，已成为本行业必修课题。
经过专业系统的档案管理技能与礼仪沟通写作培训，当你面对客户时就会表现出举止得体，精神饱满，端庄大方的个人形象及高效沟通技巧方可在职场中取胜！使我们成为真正的职业人！
【培训方式】
融资担保公司档案管理提升篇张瑶---融资担保公司档案管理提升篇张瑶---融资担保公司档案管理提升篇张瑶---融资担保公司档案管理提升篇张瑶---融资担保公司档案管理提升篇课堂讲述案例分析头脑风暴情景演练短片播放音乐互动
【课程大纲】
第一板块：担保公司职员应必备的档案管理知识篇
一、融资担保业务档案的属性
二、融资担保业务档案的作用
三、档案管理工作的具体措施
四、担保公司职员档案管理服务态度要求
三要素：敬业、热情、耐心
五、担保公司职员档案管理服务质量要求
三要素：精准、高效、专业
六、“职场职业道德”：诚信与敬业
七、“向他学习”：学习管理细心
八、“水知道答案”：积极的心态（视频）积极做事
九、情景表演：张斌要担保借款（张瑶老师形象生动幽默的讲解）
案例分享：
案例1：我的资料哪儿去了？
案例2：官司能赢吗？
第二板块：商融资担保业务档案管理
——操作步骤及注意事项
一、收集整理→
1、我们的业务和风险经理对某个委托担保企业或个人进行认真客观的评估完毕后撰写评估报告，然后将受保企业或个人的一些相关基本资料（比如说企业的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明、贷款卡和查询明细、验资报告、章程、身份证、近期的财务报表和明细、水电费发票等等）送往审批部进行初步审批，再由审批员出具审批表，上交上级与财务审批，财务及上级领导批示通过后，这三部分就组成了A类基础材料（受保企业或个人的基础资料）。
2、B类基础材料
（比如说企业的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明、贷款卡和查询明细、验资报告、章程、身份证、近期的财务报表和明细、水电费发票等等）便组成了B类基础材料
3、合同类材料：
相关合同、协议或证明（比如说借款合同、保证合同、委托担保协议、委托担保质押合同、反担保保证合同、反担保质押合同等等）就是我们的第三类档案材料即合同类材料。
二、归档保管→
管理员必须对相关的资料重新记录和编写号码，做成完整的Excel表格，每天更新保存。
三、提供调阅→
我们的A、B类基础材料是可以查阅和借出的，当业务或风险部门人员需要调阅甚至借出相关的基础档案，填写借出还入登记书之后，便可以拿出档案室，最长期限为14天，如果超过期限，管理员必须进行提醒和督促档案的还入。在档案归还的过程中，管理员必须认真检查，如果有相关材料遗失的情况，应该通知相关部门及时进行补缺，保证档案的完整性。
四、销毁处理的过程→
我们的档案保存期限为5年（特殊情况除外），但是随着业务量的加大以及空间资源的局限性和资料本身需要不断更新的特点，我们会定期更换一些旧的或者过期的不完整的资料，补充一些*的更有利于我们业务和风险掌控的资料，而那些“淘汰”下来的资料我们就会定期做销毁处理，以释放更多的空间和保证资料的*性。所以，管理员需要和前台经常进行沟通和交流，以便了解到*的资料，进行除旧换新。
第三板块：担保公司职员应必备的业务档案管理技能知识篇
一、业务档案管理总则
1、档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”的基本原则。
2、档案管理的目标是“在收集中整理，在补充中完备”。
3、档案管理将根据档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、人员交接等流程执行，做到及时移交、分类科学、方便查阅，严防毁损散失，确保档案完整与安全及相关法律手续完备、有效。
4、档案按担保客户或项目建立，分类编序管理。公司内部管理资料实行集中管理。
二、业务档案的分类
业务档案按重要程度分为三级管理：
1、一级档案权证类
主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）押反担保物的文件、清单、证明、保险单、评估书等，该类档案业务结清后需要退还给客户的，档案管理人员应留存复印件入档，以备日常查用。
2、二级档案要件类：
办理融资业务过程中产生的能够证明融资业务的合法性、合规性的基本要件，包括产品说明书、与客户签订的《委托担保合同》、《反担保合同》以及股东会决议、承诺函、公证书等补充性文本；与银行等金融机构签订的合作协议、《保证合同》、《保证金质押》等合同以及公司对外签订的各种业务类合同文本等。
3、三级档案管理类：
公司对客户基本情况、财务状况、生产经营情况、信用信誉等方面形成的基本资料，包括：客户身份证明、营业执照、公司章程、客户融资业务尽职调查报告、调查表、业务审批表、担保意向书、征信报告以及保后管理资料等。
三、业务档案的保管期限
一级档案、二级档案要求*保存，三级档案在项目结清之日起保存2年。
四、业务档案的管理部门职责职能
1、一级档案对融资业务的顺利履行起着至关重要的作用，在融资担保业务放款之日起10个工作日内，业务部门将项目的一级档案交由风险管理部进行保管。
2、二级档案是业务合法性存在的前提，在融资担保业务放款之日起10个工作日内，业务部门将项目的二级档案交由风险管理部合规专员进行保管。
3、三级档案是公司对业务开展与否进行判断的基础，由各资料所属部门分别保管。
4、一级档案、二级档案在保管纸质资料的同时须留存电子版本，三级档案由各业务部门视档案的重要性选择纸质或电子版本保存。
五、业务档案的归档细则
1、担保项目解除后，业务部门提取项目的一级档案，并留存复印件后退还给客户。业务部门将复印件连同担保项目解除相关证明资料一并交由风险管理部合规专员处。
2、风险管理部合规专员对项目一级、二级档案整理，完成项目档案统一装订，并将解除担保责任或履行期限届满的档案不定期移交财务综合管理部进行归档。
六、业务档案存放地点要求
1、一级档案等有价单据必须存放于保险柜中，由专人保管。
2、二级档案须存放于档案柜中，由专人保管。档案柜需达到防水、防火、防潮等要求。
3、三级档案可由各资料归属部门存放于档案盒、档案袋或其他电子资料存放媒介。
七、业务档案管理要求
1、保密性要求
2、专门性要求
3、业务档案归档要求
八、档案的调阅、外借、保管、销毁管理方法
1、档案的调阅：相关人员调阅档案应进行登记，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本部门经理签字同意。
2、档案的外借：业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报总经理批准才能外借，并详细登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，权证类档案一律不得外借。
3、档案的保管：档案管理人员需对业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查担保档案的保管情况。
九、担保公司职员的档案管理工作责任
对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
互动情景演练：王丽找李明借用档案资料
情景设计：档案管理人员（1人)，双方互相握手以示友好，在主方接待室就座
情景小结：借用档案资料手续及还回时的步骤与规则。
备注：其他礼仪沟通写作内容可以适当的加入进行讲解！
回顾总结课程内容：{音乐互动-生命的河、感恩的心}结束课程
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